QVIK: Olisimme voineet lähteä strategiatyöhön jo paljon aiemmin

Perustimme Qvikin kahden kaverin kanssa opiskelujen ohessa vuonna 2008. Olen työskennellyt meillä eri rooleissa koodarista projektipäällikköön ja talousjohtajaan, ja vastannut välillä myös henkilöstöpuolen asioista. Alusta alkaen olen lisäksi toiminut hallituksen puheenjohtajana, ja sitä kautta osallistunut myös strategiatyöhön.

Alkuvaiheessa meillä oli pieni firma ja hyvä tekemisen meininki, jota emme halunneet pilata turhalla strategiahumpalla. Ajatukseen liittyy mielestäni yleinen haaste pk-yrityksen strategiatyölle: mustavalkoiset mielikuvat, joissa strategia näyttäytyy joko korporaatiokurana tai suurena pelastavana juttuna, jonka puutteella perustellaan kaikki mahdolliset ongelmat ja haluttomuus kehittää omaa työtä. Todellisuus on usein jossain näiden välimaastossa.

Strategia nähdään liian mustavalkoisesti

Huomasin itsekin, miten taustani vaikuttaa ajatteluuni: olen opiskellut TKK:lla tuotantotaloutta 2000-luvun puolivälissä, jolloin opinnoissa korostui corporate strategy. Opetus sinällään oli laadukasta, se vain jäi kauas pienten ja keskisuurten yritysten maailmasta. Samalla Nokia korostui opiskelijoiden halutuimmissa työpaikoissa, ja startup-pöhinä oli vasta tulossa Suomeen.

Tuntui, ettei strategiatyö sovellu ollenkaan meidän kolmen tai kymmenen hengen firmaan. Tämän seurauksena me Qvikillä lähdettiin miettimään näitä strategia-asioita vähän turhan myöhään ja turhan isokokonaisena.

Parhaillaan olen mukana myös meitä nuoremman ohjelmistoalan yrityksen Studyon hallituksessa, ja yritän sinne viedä näitä oppeja, että strategia-asioita voi alkaa miettiä jo paljon aikaisemmassa vaiheessa, kuin mitä me teimme.

Kokoamme ihmisten draivin samaan suuntaan

Olemme aina panostaneet siihen, millainen porukka meillä on töissä. Tämä johtaa helposti siihen, että meidän ihmisillä on tosi vahva draivi: he haluavat mennä eteenpäin. Strategian puute näkyi aikanaan siten, että asioita ajateltiin aika lyhytnäköisesti: lähdettiin kehittämään monia asioita yhtä aikaa, jolloin niitä on vaikea edistää ja viedä maaliin asti, mikä ymmärrettävästi turhauttaa.

On sinällään erittäin hyvä, että olemme kokeilleet kaikenlaista. Kehittämistyötä olisi kuitenkin voinut tehdä systemaattisemmin ja hakea yhteistä suuntaa jo pienempänä.

Tietoisesti lähdimme miettimään strategiaa jossain puolenvälin tietämillä, kun meillä oli joitain kymmeniä henkiä töissä. Aluksi se oli lähinnä hallitustyötä, joka vaikutti siihen, mitä viestimme itsestämme ulospäin, mutta ei juurikaan siihen, mitä me päivittäisellä tasolla teimme.

Strategiatyöskentelymme on matkan varrella hitaasti kehittynyt. Viime syksynä päätimme kirkastaa strategiamme juuri hajaantumisen haasteen taklaamiseksi. Tarkoituksena oli pienesti selkiyttää tavoitteitamme, jotta kaikki se draivi, joka ihmisillä on, kanavoituu suurin piirtein samaan suuntaan.

Strategiatyö lisää laadukasta keskustelua

Strategiaprojektiin meidät sysäsi muutoshalu. Olimme jo jonkin aikaa kokeneet, ettemme voi skaalata toimintaamme jatkamalla aivan samalla tavalla, vaikka yritys onkin kasvanut hyvin. Tämä ajattelu johti ensin siihen, että vaihdoimme hallituksen. Haimme mukaan useampia ulkopuolisia jäseniä, jotka toisivat mukaan uudenlaista näkemystä.

Kun liiketoimintamme alkoi koronapandemian jäljiltä normalisoitua, lähdimme uuden hallituksen kanssa miettimään strategian kirkastamista.

Hyödynsimme ulkopuolista apua prosessin hahmottamisessa. Sieltä tuli ajatus, että keskeinen juttu strategiatyössä on laadukkaan keskustelun lisääntyminen. Tykkäsin ajatuksesta suuresti, ja se on ohjannut itseäni matkan varrella paljon.

Valinta näkyy esimerkiksi siinä, että keskustelu on mennyt tiukan projektiaikataulun edelle: perusbisneksemme rullaa hyvin ja meillä on ollut mahdollisuus käyttää tähän aikaa, mitä pidän hyvänä. Kaikkiaan lähestymistapa on ollut erilainen ja todella kiinnostava.

Toteutus lähtee tekemisestä

Periaatteena on tällä kertaa ollut saada ihmisiä mukaan riippumatta heidän roolistaan organisaatiossa. Saimmekin mukaan monipuolisen ja motivoituneen porukan. Samalla meillä on eräänlainen happy problem: asiakastöissä riittää hommia, mikä vaikuttaa osallistumismahdollisuuksiin.

Kantavana ajatuksena on, että strategiaa ei tarvitse erikseen lähteä toteuttamaan, vaan toteutuksen suunnittelu on osa prosessia. Kun ihmisiä vastuutetaan, että nyt te mietitte tätä, asioita myös tapahtuu. Olemme edenneet vaiheissa, ja eri vaiheissa ihmisiä on osallistettu eri tavalla.

Toteutuksen suunnittelu on osa prosessia

Ensin määrittelimme tulevaisuuskuvan: mitä toimialan tulevaisuudessa tapahtuu. Tässä oli mukana osakasporukka, johon kuuluu sekä hallituksen että henkilöstön jäseniä. Saimme esiin todella hyviä ideoita, jotka luonnollisesti hajautuvat jonkin verran.

Tulevaisuusnäkemyksen pohjalta mietimme, miten positioidumme eri akseleilla suhteessa muihin IT-alan asiantuntijapalveluyrityksiin. Asemoitumisemme pohjalta lähdimme tiivistämään omaa visiotamme ja tekemään jo joitain valintoja. Lopputulos on visio ja sen auki kirjoittaminen, mitä tarkoittaisi, jos siihen päästään.

Striimit laativat esityksen muutoksista

Vision työstämisen jälkeen jakaannuimme striimeihin, joissa edistetään käytännön asioita kuten tarjoomaa, työnteon tapoja ja osaamisen kehittämistä. Samalla striimit harkitsevat, ovatko muutokset sellaisia, joita he voivat lähteä edistämään itsenäisesti vai tarvitaanko niihin hyväksyntää tai konsultaatiota esimerkiksi toimitusjohtajalta tai hallitukselta.

Striimiryhmät koottiin sekä roolin että kiinnostuksen perusteella, ja ne pidettiin sopivan kokoisina, jotta kaikilla on vastuu asian edistämisestä. Striimit työstävät hallitukselle konkreettiset ehdotukset, mitä meidän pitäisi muuttaa ja miten muutokset tehdään. Odotamme konkreettisia myös perusteluja, miksi ne vievät meitä kohti visiotamme, sekä ajatusta resursseista ja aikataulusta.

Striimien laatimien suunnitelmien perusteella arvioimme, miten pitkälle kohti visiota niillä pääsisimme ja onko lähestymistapamme ollut onnistunut. Etenemme iteratiivisesti ja kokemuksesta oppien, sillä kyseessä on ensimmäinen kerta, kun teemme strategiatyötä näin.

Tämä on meille alkupiste matkalle kohti visiota. Tärkeämpää kuin se, päästäänkö riittävän pitkälle, on se, että jotain tapahtuu ja oikeaan suuntaan.

Vaikeinta on valintojen tekeminen

Valintojen tekeminen on kiinnostava vaihe, josta haluaisin kuulla myös muiden yritysten esimerkkejä. Totta kai toteuttaminen ja kaikkien mukaan saaminen on haastavaa, mutta valintojen tekeminen on mielestäni vaikeinta.

Tuntuu, että pienempänä yrityksenä valintoja ei uskalleta tehdä, koska ei ole resursseja. Sitten kun kasvetaan vähän isommaksi, tehdäänkin helposti jo aika monenlaisia asioita, joista on vaikea luopua kovinkaan herkästi, koska ihmisiin ja asiakkuuksiin on kiintynyt.

Täytyy muistaa, että strategiaa tehdään aika pitkälle tulevaisuuteen, eivätkä valinnat tarkoita, että huomenna pitäisi muuttaa kaikki. Kyse on siitä, että löydetään reitti tulevaisuuteen ja jollain aikavälillä saadaan muutettua ja vaihdettua esimerkiksi asiakkuuksia.

Jos ei sulje mitään pois, ei ole strategiaa

Jos huominen ja muutaman vuoden päässä oleva visio menee iloisesti sekaisin, valinnat ovat todennäköisesti varovaisempia. Uskon, että kun nämä aikaulottuvuudet muistaa pitää erillään, on luopumisen tuska pienempi ja valinnat rohkeampia.

Mielestäni valintoihin kannattaakin käyttää aikaa ja miettiä oikeasti, mitä ne ovat ja mitä ne tarkoittavat. Jos ei tee valintoja ja sulje mitään pois, ei ole strategiaa.

Ilman ihmisiä on vaikea onnistua

Kokemukseni perusteella tärkein neuvoni on ottaa ihmisiä mukaan. Vaikka se tekee prosessista hitaamman, työläämmän ja välillä jopa turhauttavan. Hitaus ja työläys on hinta, joka kannattaa maksaa siitä, että ihmisiä osallistetaan niin monessa tilanteessa kuin vain pystytään: eri vaiheissa voi ottaa mukaan eri tavoin. Jos tämä unohtuu, on vaikea nähdä, että työssä voisi hirveän hyvin onnistua.

Viestinnästä olen oppinut sen, että on pakko viestiä keskeneräisiä asioita ja monta kertaa samaa asiaa. Joskus se turhauttaa itseä, kun tuntuu, että kukaan ei kuuntele. Samalla asioista on muistettava ja uskallettava puhua, myös keskeneräisinä. Jos odottaa siihen saakka, että on valmista, lopussa on yksi iso tiedotustilaisuus, josta kukaan ei muista mitään.

Tuukka Vauramo

Onnistu strategiatyössä

Sähköpostiosoite(Pakollinen)

Suostumus(Pakollinen)

Kyllä. Tietojani saa käsitellä tietosuojarekisteriselosteen mukaisesti.(Pakollinen)

CAPTCHA